【書評】『内定者への手紙ーTOP1%に近づく最強の文章化術』の要約と感想

こんにちは、souです。

今回は、北野唯我さんが書かれた『内定者への手紙ーTOP1%に近づく最強の文章化術』について解説していきます。

前回、内定者の手紙１についての要約もしているので、合わせてご覧ください。

2021年3月27日【書評】『内定者への手紙〜「仕事が遅い人」と呼ばれないための、10のチェックリスト』の要約と感想

前巻では、「仕事ができる人になるための準備」が主な内容でした。
今回は、「仕事ができる人の文章術」がテーマです。より具体的に、仕事ができる人になるための方法が書かれているので、ぜひ参考にしてください。

仕事ができる人は、100％文章化も早い

まず大前提として、仕事ができる人は、文章化も早いです。
言い換えると、仕事は「文章化のスピード」で決まっているということ。

確かに、同じ文字数を打つなら、早いにこしたことはありませんよね。

両者を比べたら、おそらく後者のほうが仕事スピードは早いはず。
ここまで聞くと、「文章を書くだけが仕事じゃないでしょ！」と思うかもしれませんね。そんなあなたに、あるデータを共有します。

平均的なビジネスパーソンは、一日あたり1,000〜3,000文字程度の文章を書くと言われています。
その反面、ビジネスパーソンの７割以上が、自分のメール文章に不安を持っているのです。

本書では、ステップを踏んで、上位１％になるための文章術が書かれていました。
ぜひ一緒に、圧倒的なビジネスパーソンに近づきましょう。

言語化のスピードを上げるための３つのポイント

あなたは、これまでの人生で「報告が下手」「分かりづらい」と言われたことがありますか？また、自分自身で感じたことがありますか？

もし答えが「イエス」なら、これから話す３つのポイントを意識してください。
そうすれば、この問題は解決します。

聞いたことあるものもあれば、初めて聞くものもあると思います。
どれも大切なポイントなので、必ず頭に入れておいてください。

では、それぞれのポイントについて見ていきましょう。

①目的ファーストの法則

目的ファーストの法則とは、話す目的が「相談」か「意思決定」かを、まず伝えてからスタートすることを言います。
【書評】「コンサル１年目が学ぶこと」の要約と感想【圧倒的なビジネスマンになれます】で書いた、結論ファーストと似ていますね。

2021年3月16日【書評】「コンサル１年目が学ぶこと」の要約と感想【圧倒的なビジネスマンになれます】

より具体的にいうと、①目的と、②所要時間の２つを伝えることです。
シンプルなことに見えますが、これだけでも多くの問題が解決できます。

私たちが職場に入って、まず初めに意識すべきことは、会話の冒頭で、相談・共有・意思決定のどれなのかを伝えることです。

このようにして伝えることで、受け手がなんの話をするのかが理解できます。
なんの話かが分からないときと比べると、グッとストレスが減るわけですね。

ただ、この伝え方では、まだ「80点」です。
ここに所要時間を加えることで、限りなく「100点」に近づきます。

なぜ、所要時間を加えるべきなのか？
それは、「時間」が最も貴重な経営資源だからです。

仕事ができる人が、重要事項に時間を使うことは、決して嫌なことではありません。
ただ、大して重要ではないことに、多くの時間を取られることは、絶対に避けたいのです。

行き先が分からない会話にならないよう、「どんな内容なのか」「どれくらいかかるのか」を、先に伝えておくことが重要なんですね。

②動詞の法則

動詞の法則とは、重要な結論には、必ず「動詞」を入れることです。
正確にいうと、「動詞チェックの法則」と言います。

まず、下記の文章を見てください。

一見、なんの問題もないように気がしますよね。
ただ、実はこの文章には結論がないのです。

「結論がない」とは、どういうことか？
この答えが、“動詞”なんです。

当然、「やる・やらない」だけだと、重要なポイントが抜けてしまうことがあります。
ここでようやく登場するのが、「5W1H」です。

では、この話を踏まえて、先ほどの文章を改善してみましょう。

上の文章では、“紹介する”。下の文章では、“共有（する）”と“相談（する）”という結論（動詞）が入っています。
こうやってみると、グッと分かりやすくなりましたよね。

ここで登場するのが、「結論ファースト」の法則です。
先ほど解説した通り、ビジネスの世界では、結論を最初に持ってくることが必須です。

結論ファーストを踏まえると、下記のようになります。

こうやってみると、最初の文章より、かなり分かりやすくなりましたよね。

これはちょっと余談ですが、【】を使うことでメールの開封率が上がったというデータがあります。

③短文の法則

短文の法則とは、迷ったら、とにかく一文を「短く切って」伝えることを言います。

小説などを読んでいると、「長い文章を書く人＝文章が上手い人」という印象をもちますよね。
実際、私もそんな印象を持っていました。ですが、実はその逆です。

ビジネスの世界では、「１スライド１メッセージ」と呼ばれる、有名な言葉がありますよね。
プレゼンが上手い人は当たり前にやっていることですが、やってみると案外難しいです。

文章は、とにかく短く切りましょう。
具体的には、修飾語（「かっこいい」「すごい」など）や接続詞（「そして」「しかし」など）を最小限に抑える。これだけでもグッと分かりやすい文章になります。

究極に美しい文章とは、「文字数に対する情報量の割合が高い文章」のことを言います。
これを実現するために意識すべきなのが、「一文を40文字以内、できれば20文字以内に抑える」という方法です。

ちなみに、本記事も「短文の法則」を意識して書いています。
見返してみてください。大体、一文が20文字以内、長くても40文字以内になっているはずです。

文章がうまくない人がハマっている３つの罠

文章がうまく書けないのには、理由があります。
その理由はさまざまですが、下記の３つの罠にハマっていることが多いです。

それぞれの罠について、見ていきましょう。

①解釈不分裂の罠

まず初めに、次の文章を読んでください。

「大変嬉しいことに、売上目標が10億円のところ、必死の営業努力と市場環境の後押しによって、目標を大幅に達成し、今期の売上が11億円に着地しました」

いかがでしょうか？
これを良い文章だと思った方は、まだ文章を書くのが苦手と言えるでしょう。

この、事実と解釈がごちゃ混ぜになっている状態が、まさに、解釈不分裂の罠にハマっている状態なんです。

解釈と事実は、別物です。
ここを分けて伝えないと、受け取り側が理解しづらい文章になってしまいます。

ここで考えて頂きたいのが、このとき「空」が何を示しているのか？
また、「雨」と「傘」は何を示しているのか？ということです。

結論から言うと、空＝事実、雨＝解釈、傘＝示唆、となります。

ここで重要なのが、「空と雨をきちんと分けて書く（話す）こと」です。
では、これを踏まえて、先ほどの文章を改善してみましょう。

「今期の売上は、目標10億円に対して、11億円に着地しました。この好調の理由は、必死の営業努力と市場環境の後押しの２つだと考えております」

このように、事実と解釈を２文に分けるだけで、一気にビジネス文章は分かりやすくなるのです。

②解釈迷子の罠

解釈については、先ほど触れた通りです。
この「解釈迷子の罠」には、具体的に次の２つのパターンがあります。

それぞれの罠については本書を見て頂きたいのですが、ここでは、解釈迷子から脱却する方法を２つご紹介します。

1.GBNという、シンプルな解釈を加える

GBNとは、Good（良い）、Bad（悪い）、Not Sure（分からない）の頭文字をとったものです。
物事はすべて、この３つのうち、どれかで解釈することができます。

例えば、あなたが営業マンで、先月の売上が100万円だったとします。
このとき、GBNの解釈を加えるとは、下記のパターンのうち、どれかを選ぶということです。

ここでする解釈は、間違いの可能性があります。
ただ、それでも「自分なりの解釈」をすべきです。

というのも、解釈をしないということは、代替可能な存在であることを認めることだからです。

2.解釈の尺度を広げる

ここまでで、仕事ができる人たちと対等に会話するための土台ができました。
次に意識すべきが、「解釈の尺度を広げる」ということです。

具体的には、「40代までに業界のTop1％の人と仕事をする」ということです。

彼ら（彼女ら）と働くことで、仕事の質やスタンスを間近でみることができます。
そうすれば、勝手に解釈の幅が広がっていくのです。

③共感力不足の罠

共感力不足とは、言っている内容は正しいが、相手が理解しやすい例え話や、共感できる話の量が少なすぎるということです。
その結果、相手に無視されてしまうのです。

例えば、ビジネス系のYouTubeで有名な方として、マコなり社長や両学長がいますよね。
彼らの動画が人気なのは、コンテンツ自体が良いことはもちろん、動画内での例え話や共感できるエピソードが盛り込まれているからが大きな要因です。

私も共感力を高めるために、YouTubeで１分に１回くらい例え話や少し笑える話を入れています。
こういったトレーニングをすることで、初めましての人と話をしても、すんなり会話することができるようになりました。

まとめ：文章力は最強の武器

冒頭でも書いたように、文章力は10年使える、ビジネスパーソン必須のスキルです。
私も、毎日5,000〜10,000字を書きながら、文章力を鍛えています。そのおかげもあって、「文章上手いね」とか「ブログ読みやすいよ」と言ってもらえるようになりました。

気になる方は、WritingHacksを受けてみてください。

私は、講師の沖ケイタさんの書生で、ビッチリ３ヶ月しごかれました。
そのおかげで今の文章力が手に入ったので、10年使えるスキルを手に入れたい方は、ぜひチェックしてみてください。

内定者の手紙シリーズは、これからも続くそうなので、また要約しますね。
気になった方は、実際に読んでみてください。

では、また。

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